Zgodnie z art. 30 ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca zobowiązany jest zwołać zebranie sprawozdawcze ogółu właścicieli nie później niż do końca pierwszego kwartału roku następnego, czyli do 31 marca.
Zgodnie z art. 24 ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca może żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich właścicieli.
Aby do zawiadomienia o zebraniu dołączyć dokument opatrzony podpisami organu reprezentującego wspólnotę mieszkaniową, musi być on podpisany przed wysłaniem zawiadomienia o zebraniu.
Zarząd lub zarządca o terminie zebrania musi powiadomić wszystkich właścicieli co najmniej tydzień przed datą zebrania. Zawiadomienie może być przekazane osobiście, do skrzynki pocztowej, w formie listownej lub elektronicznej, przy zachowaniu obowiązujących warunków.
Zawiadomienie o miejscu, dacie i godzinie oraz programie. Rzetelny zarządca wysyła dodatkowo: sprawozdanie z zarządu za rok ubiegły, wzór pełnomocnictwa, plan gospodarczy na rok bieżący i treści uchwał, które będą podejmowane na zebraniu.
Nie. Uchwalanie planu gospodarczego jest czynnością przekraczającą zakres czynności zwykłego zarządu i zarząd lub zarządca nie może go samodzielnie przyjąć. Wymagana jest uchwała wspólnoty.
Uprawnienie do zwołania zebrania, co do zasady należy do zarządu lub zarządcy. Uprawnienie w tym zakresie, zgodnie z art. 30 ust. 1a ustawy o własności lokali, zostało przyznane także każdemu właścicielowi w sytuacji ściśle określonej, a mianowicie tylko wtedy, gdy zarząd lub zarządca nie zwoła zebrania rocznego.
Przewodniczący może poinformować zebranych o rejestracji dźwięku dla celów protokołu. Każdy kto się z tym nie zgadza może opuścić zebranie. Jednak zebranym nie wolno rejestrować przebiegu zebrania, ponieważ nie posiadają umowy ze wspólnotą w sprawie podpowierzenia przetwarzania danych osobowych. Zgoda obecnych jest niewystarczająca do tego, aby ktokolwiek poza wspólnotą mieszkaniową rejestrował przebieg zebrania.
Przewodniczący otwiera zebranie, a protokolant odnotowuje, że na zebranie nikt nie przybył i zebranie zostaje zamknięte, lecz wymóg formalny zwołania zebrania został spełniony. Uchwały będą podejmowane drogą indywidualnego zbierania głosów.